Содержание:
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение о порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся ООО "Птолемеевский университет" (далее – Положение) составлено в соответствии с требованиями, предъявляемыми к ведению документации в учреждении дополнительного образования, в целях установления единых требований к формированию, ведению и хранению личных дел обучающихся.
1.2. Личное дело обучающегося относится к учебно-педагогической документации.
1.3. Личное дело обучающегося ведется на каждого обучающегося с момента зачисления в Птолемеевский университет и до окончания обучения.
1.4. Ведение личных дел обучающихся регламентируется:
1.4.1. ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» от 29.12.2012 года №273;
1.4.2. Приказ Минпросвещения России от 09.11.2018 № 196 «Об утверждении Порядка организации и осуществления образовательной деятельности по дополнительным общеобразовательным программам».
1.5. Положение обязательно к применению ответственными лицами за формирование, ведение и хранение личных дел, обучающихся в Птолемеевском университете.
1.6. Информация личного дела, обучающегося относится к персональным данным и не может передаваться третьим лицам за исключением случаев, предусмотренных законодательством.
2. Формирование личных дел
2.1. Личное дело обучающегося оформляется в соответствии с настоящим Положением.
2.2. Категорически запрещается допускать обучающихся к работе с личными делами.
3. Перечень документов, содержащихся в личном деле обучающегося
3.1. Перечень документов, содержащихся в личном деле при поступлении обучающегося:
– Копия свидетельства о рождении обучающегося до 14 лет (копия паспорта обучающегося старше 14 лет).
– Копия паспорта обучающегося (старше 14 лет).
– Согласие на обработку персональных данных.
– Другие документы, обозначенные в заявлении о приеме в Птолемеевский университет.
4. Ведение личных дел обучающихся в период обучения
4.1. Личное дело обучающегося заводится при зачислении обучающегося.
4.2. Общие сведения об обучающихся заносятся в программу CRM Птолемеевского университета.
4.3. Сведения об обучающемся по мере их изменения уточняются и заносятся в личное дело и CRM Птолемеевского университета.
4.4. Список обучающихся обновляется по мере необходимости.
5. Хранение личных дел
5.1. Личные дела обучающихся в период их обучения хранятся в CRM Птолемеевского университета и на сайте университета в электронном виде.
5.2. Доступ к личным делам обучающихся имеет только ответственный, отвечающий за хранение личных дел обучающихся.
5.3. Личное дело обучающихся после окончания хранится в архиве в течение трех лет, после чего уничтожается в установленном порядке.
6. Порядок внесения изменений в положение и прекращения его действия
6.1. В настоящее могут вноситься изменения и дополнения, вызванные изменением законодательства и появлением новых нормативно-правовых документов по ведению документации в образовательном учреждении.
6.2. Настоящее Положение прекращает свое действие при реорганизации или ликвидации Птолемеевского университета.